FILOSOFIA KAIZEN O EL ORIGEN DE LA MEJORA CONTINUA

Actualmente un número importante de empresas europeas y americanas están adoptando una estrategia basada en una filosofía de gestión dirigida a conseguir mejoras en los productos, sistemas y servicios mediante la introducción de cambios continuos y graduales realizados de forma sistemática: es la mejora continua.

Para comenzar un análisis pormerizado de esta filosofía, debemos comenzar por comprender significado de dicha denominación; el término Kaizen, de origen japonés, se puede desglosar en dos partes: por un lado KAI que significa "cambio" y ZEN traducido como "bueno" o "bondad". Analizando ambos significados conjuntamente podemos empezar a deducir cuál es el núcleo de esta filosofía, el espíritu de la "Mejora Continua".

Todo comenzó en los sistemas de producción de las empresas japonesas de automoción, cuando empezaron a utilizar estrategias, métodos y herramientas de mejora que les proporcionaron una forma de trabajar que permitía mantener una producción flexible, aumentando la calidad y todo ello, con un enorme ahorro de costes.
Aparece entonces la filosofía Kaizen En la cultura empresarial oriental este deseo por mejorar ha sido tan integrado dentro de los directivos que ya ha pasado a formar pare inconscientemente de su hábitos de trabajo.
Pero en el enfoque empresarial occidental, al hablar de reducciones de costes se tiende a pensar en reducciones de plantilla, uso de materiales de calidad inferior, etc. Esta forma de pensar describe por sí misma la actuación de determinadas organizaciones, donde lo primero son los COSTES, y luego los PLAZOS DE ENTREGA y la CALIDAD.
Con la filosofía de Kaizen se cambia el orden dando prioridad a la Calidad y posteriormente a los costes y los plazos.

Para entender mejor el mensaje de esta filosofía es preciso seguir los pasos que nos marca Masaaki Imai (el gran ideólogo del Kaizen) y empezar por comprender el concepto de Cambio. Hay dos tipos de cambio, el rápido y drástico (concepto entendido en el mundo de la calidad como INNOVACION) y el cambio gradual (KAIZEN).

El cambio de Kaizen expresa la idea de una mejora constante en la empresa a través de cambios sensibles dirigidos a perfeccionar evolucionar y desarrollar tareas consiguiendo un incremento progresivo de la productividad y alcanzando un mayor nivel de satisfacción del cliente.

El enfoque Kaizen significa integrarse en un ciclo constante de cambio para mejorar, o sea, busca una evolución continua hacia formas más eficientes de trabajar. Por lo tanto, podemos considerar la estrategia Kaizen como la mejor opción para aquellas empresas que opten no sólo por mantener sus niveles, sino por buscar una mejora gradual que le proporcione un mayor rendimiento.

Para implicarnos en el espíritu de la Mejora Continua es necesario partir de la ida de que toda la organización debe creer en esta estrategia como herramienta de modernización y progreso de la empresa un convencimiento que afecta de igual forma tanto a nivel de alta dirección como al resto de los empleados.

La Dirección debe determinar objetivos fijar planes y no sólo se dedicará al mantenimiento del nivel sino que participará en la comprensión de los objetivos y la extensión del espíritu de la Mejora Continua.

El pensamiento de KAIZEN está basado en una serie de principios que podemos simplificar en estos cinco:

- Estandarización: En muchas ocasiones nos encontramos con varios trabajadores que realizan el mismo trabajo de forma distinta y siguiendo pautas diferentes. Esto refleja que, o bien no hay "normas" que definan la forma de realizar esa tarea o bien que si existen dichas normas, no todos creen en ellas. Por esta razón es fundamental el papel que juega la estandarización. Se documentarán y simplificarán todas las acciones dirigirá a agilizar nuestra sistemática a la hora de trabajar. En un principio incluiremos las estrategias fomentadas por la dirección con el objeto de involucrar en la mejora a toda la organización y cambiar la mentalidad, buscando un compromiso que va a resultar esencial. Por esta razón es fundamental el papel que juega la estandarización.
- Técnicas: A la hora de aplicar la estrategia Kaizen es fundamental el uso de técnicas dirigida a mejorar los índices d satisfacción y de productividad.
Podemos enumerar algunas de ellas:
- Sistema de sugerencias: métodos para recoger y canalizar las ideas que aportan los trabajadores.
- Just in time (JIT): Sistema de gestión empresarial dirigida a la entrega del producto al cliente en los plazos exactos para eliminar los stocks de mercancías.
- Cero Defectos: Concepto que define la mentalidad de "hacer bien las cosas a la primera".
- SMED (Sisle-Minute Exchange of Die): Sistema que permite reducir el tiempo de dedicación a los aparatos y medios materiales de trabajo.
- Orientación al cliente: En relación a este principio, es esencial resaltar que al hablar de cliente nos centramos tanto en el cliente externo como en el interno, entendiendo como interno el destinatario del producto de "mi trabajo".
Normalmente, la persona que realiza la siguiente actividad dentro de la cadena de calor, por lo tanto son todos los individuos que integran la organización.
El pensamiento Kaizen da mucha importancia a la satisfacción del empleado, elemento fundamental para lograr un alto grado de compromiso por parte de la plantilla.

En todo momento se buscará un equilibrio entre proveedores y clientes, equilibrio basado en una estrecha colaboración entre todas las partes

- Planificiación: Para que exista mejora deben existir problemas que resolver. Con ello lo que se quiere reflejar es que se realizará un diagnóstico con el objeto de crear unas bases que reflejen los entrenamientos, auditorías, objetivos y sobretodo la prevención y el control de los fallos reiterativos.
- Grupos de trabajo: Se debe apoyar por parte de la Dirección las actividades de pequeños grupos de mejora a través de programas de formación y adiestramiento, sin limitar en ningún momento las aportaciones individuales. En definitiva, se busca fomentar la creatividad de todos sus empleados creando, si es factible, un sistema de recogida de sugerencias que favorezca la intervención de los empleados en la mejora.

Una de las razones por la que se considera una filosofía especial es por el hecho de juzgar los problemas como una fuente de información que hay que aprovechar, ya que nos permite conocer las causas de nuestros fallos, causas que consideraremos puntos críticos susceptibles de mejora.

Una vez analizado el pensamiento Kaizen podemos realizar una comparativa frente a la Innovación:

- Para el primero los cambios son increméntales y constantes mientras que en el segundo son taxativos y efímeros.
- Kaizen basa su ideología en el esfuerzo personal (la implantación de la Mejora Continua ocasiona un bajo coste en comparación con los otros métodos), mientras que la Innovación se centra en una fuerte inversión económica.
- La Mejora Continua se centra fundamentalmente en los procesos, en cambio la Innovación está orientada hacia los resultados.
- Un aspecto importante es que el Kaizen requiere un sistema de información que sea fluido, favoreciendo la comunicación Dirección-Empleado.
MEJORA CONTINUA...... INNOVACION
Cambios graduales......... Grandes Cambios
Esfuerzo personal ....... Tecnología punta
Orientada al Proceso.... Orientada al resultado
Beneficios a largo plazo....... Beneficios a corto plazo

Cuando se comienza a utilizar esta estrategia es importante tener una serie de indicadores como referencia y periódicamente realizar informes que permitan un seguimiento de la mejora. Estos indicadores también nos servirán de guía para conocer los puntos en los que hay que hacer incidencias por su influencia crítica en los procesos.

Es importante saber que todo cambio genera conflicto. Por dicha razón, la Dirección se verá obligada a delegar y participar sin temer en ningún momento que esto le va a suponer una pérdida de control y poder dentro de la empresa.

La previsión de beneficios siempre se realizará a largo plazo porque al ser cambios graduales, es imposible que repercuta de manera inmediata en los beneficios, como puede ser en el caso de la Innovación.

En definitiva, a la hora de hablar de las ventajas que supone la aplicación de la estrategia Kaizen en una empresa podemos hablar tanto de la satisfacción del cliente final como de una minimización de los costes de la No Calidad.

Una certificación según las normas UNE EN ISO 9000 es un buen punto de partida para aquellas empresas orientadas hacia esta filosofía ya que facilita en gran medida la implantación de este tipo de estrategias en aspectos como la organización la estandarización, las responsabidades y en general en todos los aspectos.

Autor: José Carlos Pascual

---

E-MAIL: arp40w@carm.es